Perbedaan antara Logistik dan Pengadaan (Procurement)

logistik dan pengadaan

Logistik dan pengadaan (procurement) adalah dua konsep yang sering ditemukan dalam dunia bisnis, terutama dalam industri yang bergantung pada rantai pasokan yang kompleks. Meskipun kedua konsep ini saling berkaitan, mereka memiliki fungsi, tujuan, dan peran yang berbeda. Artikel ini akan menjelaskan secara mendalam perbedaan antara logistik dan pengadaan, dengan menyertakan informasi dari berbagai sumber yang kredibel, analisis asli, dan contoh yang relevan untuk memperkaya pengetahuan pembaca.

Table of Contents

Pengertian Logistik

Logistik adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran barang, jasa, dan informasi dari titik asal ke titik konsumsi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Logistik mencakup berbagai aktivitas termasuk transportasi, pergudangan, manajemen persediaan, pengemasan, dan distribusi.

Aktivitas Utama dalam Logistik

Logistik adalah disiplin yang kompleks dan mencakup berbagai aktivitas yang bertujuan untuk mengelola aliran barang, informasi, dan sumber daya lainnya dari titik asal hingga titik tujuan akhir. Berikut adalah penjabaran mendetail mengenai aktivitas utama dalam logistik:

1. Transportasi

Transportasi adalah proses memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Ini adalah salah satu aspek paling kritis dalam logistik karena biaya transportasi bisa sangat tinggi dan waktu pengiriman yang tidak efisien dapat mengganggu seluruh rantai pasokan.

Jenis Transportasi:

  • Transportasi Darat: Menggunakan truk, kereta api, dan kendaraan lain untuk mengangkut barang di dalam negeri atau di antara negara yang berbatasan. Ini sering digunakan untuk pengiriman jarak pendek hingga menengah.
  • Transportasi Laut: Menggunakan kapal kargo untuk mengangkut barang dalam jumlah besar antar benua. Transportasi ini lebih ekonomis untuk pengiriman volume besar tetapi memakan waktu lebih lama.
  • Transportasi Udara: Menggunakan pesawat kargo untuk pengiriman cepat. Ini adalah metode tercepat tetapi juga yang paling mahal, digunakan untuk barang yang bernilai tinggi atau mendesak.
  • Transportasi Multimoda: Menggabungkan dua atau lebih jenis transportasi untuk mengoptimalkan biaya dan waktu pengiriman.

Faktor Penting dalam Transportasi:

  • Waktu Pengiriman: Memastikan barang tiba tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
  • Biaya Transportasi: Mengelola biaya agar tetap rendah tanpa mengorbankan kualitas layanan.
  • Keamanan dan Keselamatan: Melindungi barang dari kerusakan, pencurian, atau kehilangan selama perjalanan.
  • Pelacakan dan Monitoring: Menggunakan teknologi seperti GPS untuk melacak lokasi dan status pengiriman secara real-time.

2. Pergudangan

Pergudangan adalah aktivitas penyimpanan barang dalam fasilitas yang aman sebelum didistribusikan ke lokasi akhir. Fungsi pergudangan adalah untuk memastikan barang tersedia ketika diperlukan dan untuk mengelola persediaan secara efisien.

Jenis Gudang:

  • Gudang Pribadi: Dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan untuk menyimpan barang-barang mereka sendiri.
  • Gudang Publik: Dimiliki oleh pihak ketiga dan disewakan kepada perusahaan lain untuk penyimpanan sementara.
  • Gudang Terikat (Bonded Warehouse): Gudang yang diatur oleh pemerintah untuk menyimpan barang impor yang belum dikenakan bea cukai.

Fungsi Pergudangan:

  • Penyimpanan: Menyimpan barang dalam jumlah besar untuk jangka waktu tertentu.
  • Pengambilan dan Pengemasan: Mengambil barang dari penyimpanan dan mengemasnya sesuai dengan pesanan pelanggan.
  • Pengelolaan Persediaan: Mengontrol tingkat persediaan untuk memastikan ada cukup barang untuk memenuhi permintaan tanpa menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan.
  • Konsolidasi Pengiriman: Menggabungkan beberapa pengiriman kecil menjadi satu pengiriman besar untuk efisiensi transportasi.

3. Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah proses mengawasi dan mengendalikan persediaan barang agar dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa menghasilkan kelebihan persediaan yang dapat menimbulkan biaya tambahan.

Teknik Manajemen Persediaan:

  • Just-In-Time (JIT): Menjaga persediaan pada tingkat minimum yang diperlukan dengan mengatur pengiriman tepat pada waktu produksi atau penjualan.
  • Economic Order Quantity (EOQ): Menghitung jumlah pesanan yang optimal untuk meminimalkan biaya total yang terdiri dari biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.
  • Safety Stock: Menyimpan tambahan persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atau gangguan pasokan.
  • ABC Analysis: Mengkategorikan barang ke dalam tiga kelompok berdasarkan nilai mereka: A (barang bernilai tinggi), B (barang bernilai sedang), dan C (barang bernilai rendah) untuk fokus manajemen yang berbeda.

Tujuan Manajemen Persediaan:

  • Memenuhi Permintaan Pelanggan: Menyediakan barang yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan efisien.
  • Mengurangi Biaya: Mengurangi biaya penyimpanan dan pemesanan dengan mengelola persediaan secara optimal.
  • Meningkatkan Layanan Pelanggan: Menjaga tingkat ketersediaan barang yang tinggi untuk menghindari kehabisan stok.

4. Pengemasan

Pengemasan adalah proses membungkus atau melindungi barang untuk mencegah kerusakan selama transportasi dan penyimpanan. Pengemasan yang efektif memastikan bahwa barang tiba dalam kondisi baik dan dapat diidentifikasi dengan mudah.

Jenis Pengemasan:

  • Pengemasan Primer: Kemasan yang langsung menyentuh produk, seperti botol, kaleng, atau kotak kecil.
  • Pengemasan Sekunder: Kemasan tambahan yang mengelompokkan beberapa produk primer menjadi satu unit, seperti kotak kardus atau bungkus plastik.
  • Pengemasan Tersier: Kemasan yang digunakan untuk pengiriman besar atau transportasi massal, seperti palet atau kontainer.

Fungsi Pengemasan:

  • Perlindungan: Melindungi barang dari kerusakan fisik, kelembaban, dan kontaminasi.
  • Identifikasi: Memberikan informasi tentang produk, seperti nama, jumlah, berat, dan instruksi penanganan.
  • Kemudahan Penanganan: Mempermudah proses penanganan, penyimpanan, dan distribusi dengan desain kemasan yang ergonomis.
  • Pemasaran: Meningkatkan daya tarik visual dan penjualan produk melalui desain kemasan yang menarik.

5. Distribusi

Distribusi adalah proses pengiriman barang dari pusat penyimpanan atau gudang ke lokasi akhir, seperti toko atau pelanggan. Ini melibatkan koordinasi berbagai aktivitas untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan efisien.

Jenis Distribusi:

  • Distribusi Langsung: Barang dikirim langsung dari gudang ke pelanggan tanpa perantara.
  • Distribusi Tidak Langsung: Barang melewati satu atau lebih perantara, seperti distributor atau grosir, sebelum mencapai pelanggan akhir.
  • Distribusi Omni-Channel: Menggunakan berbagai saluran distribusi secara bersamaan untuk mencapai pelanggan, seperti toko fisik, e-commerce, dan katalog.

Faktor Penting dalam Distribusi:

  • Waktu Pengiriman: Memastikan barang dikirim tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
  • Biaya Distribusi: Mengelola biaya distribusi untuk meminimalkan pengeluaran tanpa mengorbankan layanan.
  • Kepuasan Pelanggan: Memastikan bahwa barang tiba dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan pelanggan.
  • Teknologi dan Sistem Informasi: Menggunakan sistem manajemen distribusi untuk melacak pengiriman dan mengelola pesanan secara efisien.

Contoh dalam Dunia Nyata

Misalnya, sebuah perusahaan e-commerce seperti Amazon memiliki sistem logistik yang sangat canggih. Mereka mengelola ribuan produk di berbagai gudang dan menggunakan teknologi untuk melacak inventaris, memproses pesanan, dan memastikan pengiriman tepat waktu kepada pelanggan di seluruh dunia.

Pengertian Pengadaan (Procurement)

Pengadaan atau procurement adalah proses menemukan, mendapatkan, dan membeli barang dan jasa yang diperlukan oleh organisasi untuk operasinya. Pengadaan mencakup aktivitas seperti identifikasi kebutuhan, evaluasi pemasok, negosiasi harga, dan pembelian barang atau jasa.

Aktivitas Utama dalam Pengadaan

Pengadaan (procurement) adalah proses yang melibatkan berbagai aktivitas untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh organisasi. Berikut adalah penjabaran mendetail mengenai aktivitas utama dalam pengadaan:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses pengadaan adalah mengidentifikasi kebutuhan organisasi. Ini melibatkan memahami apa yang dibutuhkan, dalam jumlah berapa, dan kapan kebutuhan tersebut harus dipenuhi. Identifikasi kebutuhan mencakup:

  • Analisis Permintaan: Mengkaji permintaan internal untuk barang atau jasa tertentu, termasuk kebutuhan operasional dan strategis.
  • Spesifikasi Produk atau Jasa: Menyusun deskripsi rinci tentang produk atau jasa yang dibutuhkan, mencakup kualitas, kuantitas, ukuran, dan fitur lainnya.
  • Perencanaan Anggaran: Menentukan anggaran yang tersedia untuk pembelian barang atau jasa tersebut.

Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur mungkin membutuhkan komponen baru untuk lini produksi mereka. Tim pengadaan harus mengidentifikasi jenis komponen yang diperlukan, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu pengiriman yang optimal untuk menjaga kelancaran produksi.

2. Evaluasi Pemasok

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Evaluasi pemasok mencakup:

  • Pencarian Pemasok: Mencari dan mengidentifikasi calon pemasok potensial melalui berbagai sumber seperti direktori bisnis, rekomendasi, atau pameran dagang.
  • Kriteria Evaluasi: Menentukan kriteria evaluasi untuk menilai pemasok, yang bisa meliputi kualitas produk, harga, kapasitas produksi, reputasi, dan keandalan.
  • Pengajuan Proposal: Meminta proposal atau penawaran dari pemasok potensial untuk mengevaluasi kemampuan mereka dalam memenuhi kebutuhan organisasi.
  • Audit Pemasok: Melakukan audit atau kunjungan ke fasilitas pemasok untuk menilai kemampuan produksi dan kualitas mereka secara langsung.

Contoh: Jika sebuah rumah sakit membutuhkan alat medis baru, tim pengadaan akan mengevaluasi berbagai pemasok yang menawarkan alat medis tersebut. Mereka akan menilai kualitas alat, harga, keandalan pengiriman, dan dukungan purna jual dari setiap pemasok.

3. Negosiasi

Negosiasi adalah tahap penting dalam pengadaan di mana organisasi berusaha mendapatkan harga terbaik dan persyaratan kontrak yang paling menguntungkan. Negosiasi mencakup:

  • Negosiasi Harga: Berunding dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang wajar dan kompetitif, sambil memastikan bahwa kualitas produk tidak dikompromikan.
  • Persyaratan Pembayaran: Menetapkan syarat pembayaran yang adil dan menguntungkan, seperti diskon untuk pembayaran cepat atau pengaturan cicilan.
  • Ketentuan Kontrak: Menegosiasikan ketentuan lain dalam kontrak, seperti jadwal pengiriman, jaminan produk, layanan purna jual, dan penalti untuk keterlambatan atau ketidaksesuaian.

Contoh: Tim pengadaan di perusahaan teknologi mungkin harus menegosiasikan harga komponen elektronik dengan pemasok di luar negeri. Mereka akan berusaha mendapatkan harga terbaik, sambil memastikan pengiriman tepat waktu dan dukungan teknis yang memadai.

4. Pembelian

Setelah negosiasi selesai dan pemasok dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan pembelian. Aktivitas ini mencakup:

  • Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order): Menyusun dan mengirimkan dokumen resmi yang merinci produk atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pengiriman kepada pemasok.
  • Konfirmasi Pesanan: Menerima konfirmasi dari pemasok bahwa pesanan telah diterima dan diproses.
  • Pemantauan Pengiriman: Melacak status pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang tiba tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang dipesan.
  • Penerimaan dan Inspeksi: Memeriksa barang yang diterima untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan pesanan dan bebas dari cacat.

Contoh: Sebuah perusahaan konstruksi yang membeli bahan bangunan akan membuat pesanan pembelian untuk berbagai material seperti semen, baja, dan kayu. Tim pengadaan akan memantau pengiriman dan melakukan inspeksi saat barang tiba di lokasi proyek.

5. Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak adalah proses yang berkelanjutan untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam kontrak pengadaan dipenuhi oleh kedua belah pihak. Aktivitas ini mencakup:

  • Pemantauan Kinerja Pemasok: Memantau kinerja pemasok secara berkala untuk memastikan bahwa mereka memenuhi syarat kontrak dalam hal kualitas, kuantitas, dan waktu pengiriman.
  • Pengelolaan Perubahan Kontrak: Menangani perubahan atau modifikasi kontrak yang mungkin diperlukan selama jangka waktu kontrak.
  • Penyelesaian Masalah: Menyelesaikan masalah atau perselisihan yang mungkin timbul dengan pemasok terkait ketidakpatuhan terhadap kontrak.
  • Evaluasi Pasca-Kontrak: Melakukan evaluasi akhir terhadap kinerja pemasok setelah kontrak selesai untuk memberikan umpan balik dan menentukan apakah akan melanjutkan hubungan bisnis di masa depan.

Contoh: Tim pengadaan di sebuah perusahaan farmasi mungkin harus mengelola kontrak dengan pemasok bahan baku obat. Mereka akan memantau pengiriman bahan baku secara berkala, memastikan kualitas tetap tinggi, dan menangani setiap masalah yang muncul selama durasi kontrak.

Contoh dalam Dunia Nyata

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mobil seperti Toyota memiliki tim pengadaan yang bertanggung jawab untuk membeli komponen seperti mesin, ban, dan bahan baku lainnya dari berbagai pemasok di seluruh dunia. Tim ini harus memastikan bahwa komponen tersebut memenuhi standar kualitas dan dikirim tepat waktu untuk produksi.

Perbedaan Utama antara Logistik dan Pengadaan

Fokus dan Tujuan

  • Logistik: Fokus pada pergerakan dan penyimpanan barang, serta memastikan bahwa barang sampai ke pelanggan dengan efisien dan tepat waktu. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan rantai pasokan dan mengurangi biaya operasional.
  • Pengadaan: Fokus pada mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh organisasi dengan harga yang kompetitif. Tujuannya adalah untuk mengamankan sumber daya yang diperlukan untuk operasi organisasi dengan biaya serendah mungkin tanpa mengorbankan kualitas.

Proses dan Aktivitas

  • Logistik: Melibatkan aktivitas seperti transportasi, pergudangan, dan distribusi. Proses logistik berpusat pada manajemen aliran barang dan jasa dari pemasok ke pelanggan akhir.
  • Pengadaan: Melibatkan aktivitas seperti identifikasi kebutuhan, evaluasi pemasok, dan negosiasi kontrak. Proses pengadaan berpusat pada pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional organisasi.

Peran dalam Rantai Pasokan

  • Logistik: Berperan dalam mengelola dan mengoptimalkan seluruh aliran barang dalam rantai pasokan, dari pemasok hingga pelanggan akhir.
  • Pengadaan: Berperan dalam memilih dan mendapatkan pemasok yang tepat serta memastikan bahwa barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Contoh Perbandingan dalam Tabel

Aspek

Logistik

Pengadaan

Fokus

Pergerakan dan penyimpanan barang

Pengadaan barang dan jasa

Tujuan

Optimalkan rantai pasokan, kurangi biaya

Amankan sumber daya dengan biaya rendah

Proses

Transportasi, pergudangan, distribusi

Identifikasi kebutuhan, evaluasi pemasok, negosiasi

Peran dalam Rantai Pasokan

Mengelola aliran barang dari pemasok ke pelanggan

Memilih dan mendapatkan pemasok yang tepat

Pentingnya Sinergi antara Logistik dan Pengadaan

Logistik dan procurement harus bekerja sama secara sinergis untuk memastikan bahwa rantai pasokan berjalan dengan lancar dan efisien. Kerjasama yang baik antara kedua fungsi ini dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, peningkatan layanan pelanggan, dan peningkatan efisiensi operasional.

Contoh Sinergi

Misalnya, dalam industri retail, tim pengadaan bekerja untuk mendapatkan produk dari pemasok dengan harga terbaik dan dalam jumlah yang tepat. Tim logistik kemudian mengatur transportasi dan penyimpanan produk tersebut agar tersedia di toko-toko tepat waktu. Koordinasi yang baik antara kedua tim ini memastikan bahwa produk tersedia di rak ketika pelanggan membutuhkannya, tanpa menyebabkan kelebihan persediaan atau kekurangan.

Tantangan dalam Logistik dan Pengadaan

Tantangan pada Logistik

  1. Variabilitas Permintaan: Perubahan permintaan pelanggan yang tidak terduga dapat menyebabkan masalah dalam perencanaan inventaris dan distribusi.
  2. Masalah Transportasi: Kendala dalam transportasi seperti cuaca buruk, kemacetan, dan kerusakan kendaraan dapat mengganggu pengiriman tepat waktu.
  3. Keamanan Barang: Mengamankan barang dari pencurian, kerusakan, atau kehilangan selama transportasi dan penyimpanan.

Tantangan pada Procurement

  1. Pemilihan Pemasok: Menemukan pemasok yang dapat diandalkan dan menawarkan kualitas produk yang konsisten.
  2. Negosiasi Harga: Mendapatkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas produk atau hubungan dengan pemasok.
  3. Manajemen Risiko: Mengelola risiko yang terkait dengan ketidakpastian pemasok, seperti kebangkrutan atau masalah kualitas produk.

Strategi Efektif dalam Logistik dan Pengadaan

Strategi Logistik

  1. Manajemen Persediaan Just-In-Time (JIT): Mengurangi biaya penyimpanan dengan menjaga persediaan pada tingkat minimum yang diperlukan.
  2. Teknologi GPS dan Pelacakan: Menggunakan teknologi untuk melacak pengiriman secara real-time dan mengoptimalkan rute transportasi.
  3. Kolaborasi dengan Pemasok: Bekerjasama dengan pemasok untuk meningkatkan efisiensi aliran barang dan mengurangi waktu tunggu.

Strategi Procurement

  1. Pembelian Terencana: Melakukan perencanaan pembelian jangka panjang untuk mengamankan harga terbaik dan menghindari fluktuasi pasar.
  2. Evaluasi Pemasok Berkala: Melakukan evaluasi berkala terhadap pemasok untuk memastikan kualitas dan kinerja tetap tinggi.
  3. Negosiasi Kontrak yang Baik: Membuat kontrak yang jelas dan menguntungkan dengan pemasok untuk menghindari konflik dan masalah di masa depan.

Kesimpulan

Logistik dan pengadaan adalah dua fungsi yang krusial dalam manajemen rantai pasokan. Meskipun keduanya memiliki fokus dan tujuan yang berbeda, mereka saling melengkapi dan harus bekerja sama secara sinergis untuk mencapai efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Dengan memahami perbedaan dan tantangan masing-masing, serta menerapkan strategi yang efektif, organisasi dapat mengoptimalkan kinerja rantai pasokan mereka dan mencapai keunggulan kompetitif di pasar.

Referensi

  • Chopra, S., & Meindl, P. (2016). Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation. Pearson.
  • Christopher, M. (2016). Logistics & Supply Chain Management. Pearson.
  • Lysons, K., & Farrington, B. (2016). Procurement and Supply Chain Management. Pearson.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *