Pengertian Delivery Order: Definisi, Fungsi, dan Perbedaannya dengan Surat Jalan

Apa Itu Delivery Order?

Delivery Order (DO) adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses logistik untuk mengatur pengiriman barang dari pemasok atau distributor kepada penerima atau pelanggan. DO memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan yang diterima, mencakup detail seperti jenis barang, jumlah, dan alamat pengiriman. Berikut adalah penjelasan lebih mendalam mengenai apa itu Delivery Order:

Definisi Delivery Order

Menurut Uniform Commercial Code (UCC), delivery order adalah perintah dari pemilik barang kepada pengangkut atau pihak pengiriman untuk mengirimkan barang kepada penerima yang tertera dalam dokumen tersebut​​​​. DO biasanya digunakan untuk mencatat detail barang yang akan dikirim, termasuk jenis barang, jumlahnya, alamat pengiriman, dan tanggal pengiriman yang dijadwalkan​​.

Peran Delivery Order dalam Logistik

Delivery order berfungsi sebagai panduan yang mengatur seluruh proses pengiriman barang. DO memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengiriman, seperti penjual, gudang, dan jasa ekspedisi, memiliki informasi yang sama dan jelas mengenai barang yang akan dikirim​​​​.

Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai instruksi pengiriman, tetapi juga sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli. Hal ini penting untuk menghindari sengketa yang mungkin timbul akibat ketidaksesuaian dalam pengiriman barang.

Komponen Delivery Order

Delivery order mencakup beberapa informasi penting yang memastikan pengiriman barang dilakukan dengan tepat:

1. Informasi Pengirim dan Penerima: Nama, alamat, dan kontak dari pihak pengirim dan penerima barang.
2. Detail Barang: Deskripsi lengkap tentang barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan kondisi barang.
3. Instruksi Pengiriman: Petunjuk tentang cara pengiriman, termasuk metode pengiriman yang digunakan dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
4. Nomor Resi Pengiriman: Nomor yang digunakan untuk melacak status pengiriman barang secara real-time​​​​.

Fungsi dan Manfaat Delivery Order

Delivery Order (DO) adalah dokumen penting dalam proses pengiriman barang yang memberikan berbagai manfaat bagi semua pihak yang terlibat. Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai fungsi dan manfaat dari DO:

1. Dokumen Resmi untuk Pengiriman Barang

Delivery order berfungsi sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa penjual telah memproses pesanan barang kepada pihak ekspedisi secara terperinci. Dokumen ini mencakup semua informasi penting tentang barang yang akan dikirim, seperti jenis, jumlah, dan kondisi barang. Dengan adanya DO, penjual memiliki bukti sah yang dapat digunakan jika terjadi perselisihan atau masalah selama proses pengiriman​​​​.

2. Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang

DO berisi informasi lengkap mengenai barang pesanan, termasuk jenis, jumlah, dan kondisi barang. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima sesuai dengan kesepakatan. Jika terjadi masalah seperti kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman, DO dapat digunakan sebagai bukti dalam proses klaim​​​​.

3. Alat Pelacak Pengiriman

DO biasanya dilengkapi dengan nomor resi pengiriman yang memungkinkan pelacakan posisi barang. Nomor ini dapat digunakan oleh penjual dan pembeli untuk memonitor perjalanan barang dari gudang hingga sampai ke tangan penerima. Dengan pelacakan ini, semua pihak dapat memastikan bahwa barang dikirim dan diterima sesuai jadwal​​​​.

4. Mempercepat Proses Pengiriman

Adanya DO membantu mempercepat proses pengiriman karena semua informasi terkait barang sudah tercatat dengan jelas. Dokumen ini meminimalkan risiko kesalahan dan memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan instruksi yang telah disepakati. Hal ini membuat proses pengiriman menjadi lebih efisien dan tepat waktu​​.

5. Menjaga Kepercayaan antara Penjual dan Pembeli

DO menciptakan transparansi antara penjual dan pembeli karena kedua belah pihak memiliki informasi yang sama terkait barang yang dikirim. Kejelasan informasi ini membantu membangun dan menjaga kepercayaan antara penjual dan pembeli, yang sangat penting dalam hubungan bisnis jangka panjang​​.

6. Peningkatan Efisiensi Operasional

Penggunaan DO membantu mengorganisir proses pengiriman barang dengan lebih baik. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan dalam pengiriman barang. Dengan DO, setiap tahap dalam proses pengiriman dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan dengan jelas​​​​.

7. Meminimalkan Risiko Sengketa Bisnis

Dengan adanya DO, risiko sengketa dapat diminimalkan karena semua informasi tentang barang dan pengirimannya sudah tercatat dengan jelas. Jika terjadi perselisihan, DO dapat dijadikan acuan untuk menyelesaikan masalah secara objektif dan adil. Hal ini membantu menjaga hubungan bisnis yang harmonis antara penjual, pembeli, dan jasa pengiriman​​​​.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Meski sering dianggap sama, delivery order dan surat jalan memiliki perbedaan signifikan:

1. Fungsi dan Legalitas: Surat jalan adalah dokumen legal yang harus dibawa oleh kurir dan ditunjukkan kepada petugas di jalan saat ada pemeriksaan muatan kendaraan. Sementara delivery order merupakan informasi yang tertempel pada barang yang dikirim dan tidak perlu ditunjukkan kepada petugas di jalan​​​​.
2. Format Dokumen: Bentuk delivery order bisa berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, sementara surat jalan umumnya memiliki format yang hampir sama, terdiri atas tiga rangkap warna yang berbeda​​​​.
3. Hubungan dengan Pihak Pengiriman: DO merupakan perintah pengiriman dari penjual kepada jasa ekspedisi, sedangkan surat jalan adalah dokumen pendamping barang yang dikirimkan langsung kepada pembeli​​​​.

Proses dan Tahapan Delivery Order

Tahapan dalam proses delivery order meliputi beberapa langkah penting:

1. Permintaan Order: Pelanggan mengirimkan permintaan DO ke pemasok atau distributor, mencakup detail pesanan seperti jenis barang, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diinginkan​​.
2. Pemeriksaan dan Persiapan Barang: Pemasok memeriksa persediaan barang dan mempersiapkannya untuk pengiriman, termasuk pemeriksaan kualitas dan kondisi barang​​.
3. Penerbitan Delivery Order: Setelah barang siap dikirim, pemasok akan mengeluarkan DO yang berisi detail lengkap tentang pengiriman​​.
4. Pengiriman Barang: Barang dikemas dan dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan standar pengiriman​​.
5. Penerimaan Barang: Penerima memeriksa barang sesuai dengan informasi yang tercantum dalam DO dan menandatangani tanda terima​​.
6. Penyelesaian DO: Setelah barang diterima, DO dianggap selesai dan digunakan untuk pencatatan, pelacakan, dan pelaporan​​.

Pentingnya Delivery Order dalam Bisnis

Delivery Order (DO) memegang peranan yang sangat penting dalam dunia bisnis, terutama dalam hal logistik dan pengiriman barang. Berikut ini adalah penjelasan mendalam mengenai pentingnya DO dalam bisnis:

1. Memastikan Keakuratan Pengiriman Barang

DO berfungsi sebagai panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang, mulai dari penjual, gudang, hingga jasa ekspedisi. Dengan adanya DO, semua detail mengenai barang yang akan dikirim tercatat secara jelas, seperti jenis barang, jumlah, dan alamat tujuan. Hal ini membantu mengurangi kesalahan dalam pengiriman barang dan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan​​.

2. Mengoptimalkan Proses Logistik

Dalam proses logistik, efisiensi adalah kunci. DO membantu mengatur alur kerja dengan lebih baik, memastikan bahwa setiap tahap dalam proses pengiriman dapat dipantau dan diorganisir dengan baik. Dengan DO, perusahaan dapat meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk koordinasi dan pemrosesan pesanan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan​​.

3. Memfasilitasi Pelacakan Barang

DO dilengkapi dengan nomor resi pengiriman yang memungkinkan penjual dan pembeli untuk melacak posisi barang secara real-time. Informasi ini sangat penting untuk memberikan transparansi kepada pelanggan mengenai status pengiriman barang mereka. Dengan pelacakan yang akurat, perusahaan dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan kepuasan pelanggan​​.

4. Membangun Kepercayaan antara Penjual dan Pembeli

Kepercayaan adalah fondasi dari setiap hubungan bisnis yang sukses. DO membantu membangun kepercayaan ini dengan menyediakan dokumen resmi yang mencatat semua detail transaksi pengiriman barang. Dengan informasi yang jelas dan transparan, baik penjual maupun pembeli dapat merasa lebih aman dan yakin bahwa barang akan sampai sesuai dengan kesepakatan​​.

5. Mengurangi Risiko Sengketa

Dalam bisnis, sengketa sering kali tidak dapat dihindari. Namun, dengan adanya DO, risiko sengketa dapat diminimalkan karena semua informasi terkait pengiriman barang tercatat dengan jelas. DO dapat dijadikan acuan dalam penyelesaian masalah, memberikan bukti yang kuat jika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli​​​​.

6. Meningkatkan Efisiensi Administrasi

DO juga membantu dalam hal administrasi dengan menyediakan dokumen yang dapat diarsipkan untuk keperluan pencatatan dan pelaporan. Dengan adanya DO, perusahaan memiliki catatan lengkap mengenai semua pengiriman yang dilakukan, yang dapat digunakan untuk audit dan analisis performa logistik. Hal ini membantu dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang lebih baik​​​​.

Kesimpulan

Delivery order adalah dokumen yang sangat penting dalam proses pengiriman barang, menawarkan banyak manfaat seperti kejelasan informasi, keamanan, dan efisiensi. Meskipun sering disamakan dengan surat jalan, keduanya memiliki fungsi dan legalitas yang berbeda. Memahami peran dan tahapan dalam pembuatan DO sangat penting untuk kelancaran bisnis dan hubungan baik antara penjual, pembeli, dan pihak ekspedisi.

Referensi

1. DailySocial.id
2. Biteship.com
3. Everpro.id
4. Mile.app
5. DealPOS Blog

Tingkatkan Efisiensi Pengiriman Aman & Mudah dengan NDE Cargo!

Apakah Anda mencari solusi pindah rumah yang cepat, aman, dan terpercaya? Perusahaan Ekspedisi NDE Cargo hadir untuk memenuhi semua kebutuhan logistik Anda dengan layanan terbaik dengan harga yang kompetitif. Nikmati berbagai keuntungan yang hanya bisa Anda dapatkan dengan menggunakan jasa pengiriman kami:

• Efisiensi Waktu dan Biaya: Hemat waktu dan biaya dengan jaringan logistik kami yang luas dan teknologi canggih yang memastikan pengiriman tepat waktu.
• Keamanan Terjamin: Pengemasan standar industri dan layanan asuransi memberikan ketenangan pikiran bahwa barang Anda aman dalam perjalanan.
• Kemudahan Pengiriman: Layanan penjemputan dari lokasi Anda dan pengurusan dokumen lengkap untuk memudahkan proses pengiriman Anda.

Jangan ragu lagi, percayakan pindahan rumah maupun kantor Anda kepada NDE Cargo dan rasakan kemudahan serta keandalan dalam setiap pengiriman. Hubungi kami sekarang juga dan dapatkan penawaran terbaik!

Kunjungi NDE Cargo atau hubungi layanan pelanggan kami di 0822-1177-7093 untuk informasi lebih lanjut dan pemesanan.

NDE Cargo: Solusi Tepat untuk Semua Kebutuhan Pengiriman Anda!