Apa Itu Delivery Order? Berikut Definisi, Fungsi, Manfaat, dan Sistem untuk Efisiensi Bisnis

Apa Itu Delivery Order?

Delivery Order atau sering disingkat DO, adalah dokumen resmi yang memiliki peran krusial dalam proses distribusi barang, terutama dalam dunia logistik dan perdagangan. Dokumen ini diterbitkan oleh pihak penjual atau pemasok sebagai instruksi untuk melakukan pengiriman barang ke pembeli atau pihak ketiga, seperti perusahaan ekspedisi. DO berisi informasi detail yang sangat penting untuk memastikan barang dapat sampai di tujuan dengan tepat dan sesuai permintaan.

Pada dasarnya, delivery order berfungsi sebagai “penghubung” antara penjual dan pembeli dalam proses pengiriman. Informasi yang termuat dalam DO sangat beragam, mulai dari detail barang yang dikirim hingga instruksi khusus yang perlu diperhatikan oleh pihak pengirim. Secara umum, DO biasanya mencakup elemen-elemen berikut:

1. Identitas Penerima dan Pengirim

Identitas lengkap penerima (nama, alamat, dan kontak) menjadi informasi vital dalam DO. Identitas ini memastikan barang dikirim ke lokasi yang tepat dan dapat diterima oleh pihak yang seharusnya. Di samping itu, identitas pengirim (baik individu atau perusahaan) juga tercantum, menegaskan bahwa DO dikeluarkan oleh sumber yang valid.

2. Rincian Barang yang Dikirim

Setiap barang yang akan dikirim tercatat secara spesifik dalam DO, mulai dari nama, jumlah, hingga deskripsi singkat mengenai barang tersebut. Dalam beberapa kasus, rincian seperti berat dan ukuran barang juga dimasukkan untuk memudahkan penanganan. Informasi ini sangat penting bagi pihak pengiriman agar barang tidak salah antar atau tertukar selama proses distribusi.

3. Instruksi Pengiriman

DO sering kali menyertakan instruksi khusus mengenai pengiriman barang, seperti metode pengemasan, cara penanganan (misalnya: fragile untuk barang yang mudah pecah), atau suhu tertentu yang harus dijaga selama pengiriman. Instruksi ini memberikan petunjuk bagi perusahaan pengiriman tentang cara memperlakukan barang selama proses pengiriman.

4. Nomor DO (Delivery Order Number)

Nomor DO adalah kode unik yang diberikan pada setiap dokumen DO untuk memudahkan proses pelacakan. Dengan nomor ini, barang yang dikirim dapat ditelusuri keberadaannya di sepanjang rantai distribusi. Ini penting terutama untuk pengiriman berskala besar atau internasional di mana pelacakan menjadi krusial untuk memastikan barang tiba tepat waktu.

5. Tanggal dan Waktu Pengiriman

Tanggal pembuatan dan pengiriman barang juga tercantum dalam DO. Informasi ini membantu pihak pengirim dan penerima mengetahui kapan barang dikirim dan kapan diperkirakan akan tiba. Tanggal pengiriman juga menjadi acuan dalam perjanjian antara pihak penjual dan pembeli.

6. Tanda Tangan atau Persetujuan

DO biasanya disertai tanda tangan atau persetujuan dari pihak yang mengeluarkan dan menerima dokumen ini. Persetujuan ini menjadi bukti bahwa kedua belah pihak menyetujui isi dari DO tersebut, yang nantinya dapat digunakan jika terjadi klaim atau perselisihan.

Manfaat Utama Penggunaan Delivery Order

Dalam proses pengelolaan bisnis dan logistik, delivery order (DO) memberikan banyak manfaat yang berdampak langsung pada efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan kelancaran alur distribusi barang. Di bawah ini adalah beberapa manfaat utama penggunaan delivery order dalam operasional bisnis:

1. Transparansi dalam Transaksi dan Pengiriman Barang

DO berfungsi sebagai dokumen yang memberikan transparansi di antara semua pihak yang terlibat dalam transaksi. Dengan adanya DO, baik penjual, pembeli, maupun perusahaan logistik memiliki acuan yang sama mengenai detail barang yang dikirim. Setiap barang yang akan dikirimkan dicatat dengan spesifikasi lengkap, mulai dari jenis, jumlah, hingga instruksi khusus pengiriman. Transparansi ini menjadi penting ketika ada kebutuhan untuk pengecekan ulang atau bahkan klaim apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian selama proses pengiriman. Sebagai dokumen yang bersifat resmi, DO juga meningkatkan rasa percaya antara penjual dan pembeli, karena adanya bukti fisik yang menjelaskan isi dari setiap pengiriman.

2. Pengelolaan Persediaan yang Lebih Akurat dan Efisien

DO tidak hanya bermanfaat sebagai bukti pengiriman, tetapi juga membantu dalam mengelola stok barang yang keluar masuk. Setiap kali barang dikirim dengan DO, stok barang yang tersisa akan berkurang secara otomatis dalam sistem persediaan. Dengan begitu, bisnis dapat memantau stok barang secara real-time dan mengurangi risiko kekurangan barang atau overstock. Misalnya, pada bisnis dengan permintaan barang yang tinggi, DO memungkinkan perusahaan untuk memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk restocking atau mengatur ulang persediaan. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat menekan biaya penyimpanan barang yang berlebih dan menjaga efisiensi ruang gudang.

3. Peningkatan Efisiensi Operasional dalam Pengiriman

Salah satu manfaat utama dari DO adalah meningkatkan efisiensi dalam operasional bisnis, terutama dalam proses pengiriman. Dengan adanya DO, tim logistik atau perusahaan pengiriman bisa langsung memahami instruksi pengiriman dan detail barang tanpa harus melakukan pengecekan ulang berkali-kali. Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk persiapan pengiriman, sehingga proses pengiriman bisa berjalan lebih cepat dan terstruktur. Selain itu, DO juga membantu dalam memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan. Misalnya, jika pelanggan memesan 50 unit produk, DO akan mencatat jumlah tersebut dengan jelas sehingga tim pengiriman dapat memastikan jumlah yang dikirim sesuai. Ini membantu meminimalkan kesalahan dalam pengiriman dan menghindari pengiriman ulang yang bisa memakan biaya tambahan.

4. Dukungan untuk Keamanan dan Pelacakan Barang

DO biasanya dilengkapi dengan nomor unik atau kode pelacakan yang memudahkan pihak terkait untuk menelusuri barang selama proses pengiriman. Nomor unik ini memungkinkan pelanggan maupun pihak logistik untuk memantau lokasi dan status barang yang dikirim secara real-time. Ini sangat bermanfaat, terutama pada pengiriman jarak jauh atau internasional di mana pelacakan yang akurat sangat dibutuhkan untuk memastikan barang tiba di lokasi tujuan tepat waktu. Sebagai contoh, sebuah perusahaan farmasi yang mengirimkan obat-obatan ke berbagai negara dapat melacak barang kiriman melalui nomor DO, sehingga dapat mengetahui kapan barang sampai di tujuan. DO juga memberikan rasa aman bagi pelanggan, karena mereka bisa mengecek sendiri perjalanan barang yang mereka pesan. Pada kasus kehilangan atau kerusakan barang, DO menjadi acuan utama yang mempercepat proses klaim.

5. Memperkuat Reputasi dan Kepuasan Pelanggan

Penggunaan DO memberikan pengalaman positif bagi pelanggan, karena mereka mendapatkan jaminan bahwa barang yang mereka pesan dikirim dengan aman dan terjamin. Kepastian ini meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis, yang akhirnya berpengaruh pada reputasi perusahaan di mata pelanggan. Misalnya, pelanggan yang mendapatkan barang sesuai pesanan dan pada waktu yang tepat akan merasa puas dengan pelayanan tersebut, dan kemungkinan besar akan melakukan pembelian ulang atau merekomendasikan bisnis kepada orang lain. DO yang tertata rapi dan informatif juga membantu pelanggan untuk merasa dihargai, karena mereka memiliki kontrol dan kepastian atas pesanan yang dilakukan.

Sistem Delivery Order yang Efisien untuk Bisnis

Mengelola delivery order secara efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran alur pengiriman barang. Seiring perkembangan teknologi, ada berbagai sistem delivery order yang dapat diimplementasikan oleh bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dalam proses pengiriman. Berikut adalah beberapa sistem yang umum digunakan, lengkap dengan keunggulan dan kelemahan masing-masing.

1. Sistem Manual
   Sistem manual adalah metode tradisional yang masih digunakan oleh beberapa bisnis skala kecil. Dalam sistem ini, delivery order dicatat dan dikelola menggunakan dokumen fisik atau lembar kerja sederhana seperti spreadsheet. Karyawan memasukkan informasi pesanan secara manual, mencetak dokumen DO, dan menyimpannya sebagai arsip fisik. Meskipun relatif murah dan tidak memerlukan teknologi canggih, sistem manual memiliki beberapa keterbatasan.
   Keunggulan:
   • Biaya rendah, karena tidak membutuhkan investasi teknologi besar.
   • Mudah diimplementasikan untuk usaha kecil atau bisnis dengan volume pesanan rendah.

Kelemahan:

• Rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah input data atau kehilangan dokumen fisik.
• Membutuhkan waktu lebih lama untuk pencatatan dan pengelolaan DO.
• Tidak mendukung pelacakan real-time, sehingga sulit memantau status pengiriman secara akurat.

1. Sistem Berbasis Software
   Dalam sistem ini, delivery order dikelola melalui software yang dirancang khusus untuk manajemen logistik atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Software ini memungkinkan otomatisasi dalam pembuatan DO, yang secara otomatis terhubung dengan data pesanan pelanggan. Setelah pesanan dibuat, DO akan otomatis dihasilkan oleh sistem tanpa perlu input manual. Beberapa software juga menyediakan fitur pelacakan dan pembaruan status pengiriman secara real-time.
   Keunggulan:
   • Mengurangi risiko kesalahan manusia karena otomatisasi dalam pembuatan DO.
   • Memudahkan kolaborasi antar tim melalui pembaruan data real-time.
   • Dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti manajemen inventaris atau sistem pembayaran.

Kelemahan:

• Membutuhkan investasi awal yang cukup besar untuk pembelian dan pemeliharaan software.
• Memerlukan pelatihan bagi karyawan agar dapat menggunakan software dengan optimal.

1. Sistem Cloud
   Sistem berbasis cloud memungkinkan penyimpanan dan akses data DO secara fleksibel melalui internet. Sistem ini sangat cocok untuk bisnis dengan jaringan cabang atau lokasi yang tersebar, karena semua pihak yang terlibat dapat mengakses DO kapan saja dan di mana saja. Sistem cloud juga mendukung pemantauan pengiriman secara real-time, yang memberikan transparansi kepada semua pihak, termasuk pelanggan akhir.
   Keunggulan:
   • Akses data yang fleksibel, dapat diakses dari berbagai perangkat selama terhubung dengan internet.
   • Pembaruan data secara real-time, yang mendukung efisiensi dan transparansi.
   • Tidak memerlukan infrastruktur server di lokasi, sehingga menghemat biaya pemeliharaan.

Kelemahan:

• Ketergantungan pada koneksi internet yang stabil.
• Masalah keamanan data jika tidak dilindungi dengan enkripsi yang memadai.
• Memerlukan biaya langganan untuk akses cloud, tergantung pada penyedia layanan yang digunakan.

1. Sistem Terintegrasi dengan IoT (Internet of Things)
   Sistem IoT adalah solusi canggih yang mengintegrasikan delivery order dengan perangkat pelacak atau sensor pada barang yang dikirim. Teknologi ini cocok untuk bisnis yang menangani pengiriman barang sensitif, seperti makanan, obat-obatan, atau bahan kimia yang membutuhkan pengawasan khusus. Dengan IoT, perusahaan dapat memasang sensor pada barang yang akan memberikan data real-time mengenai kondisi barang, seperti suhu, kelembapan, atau getaran selama perjalanan. Jika terjadi perubahan yang tidak diinginkan, seperti kenaikan suhu pada produk yang mudah rusak, sistem IoT akan memberikan notifikasi otomatis kepada tim logistik untuk segera melakukan tindakan.
   Keunggulan:
   • Memastikan kualitas barang tetap terjaga selama pengiriman dengan pemantauan kondisi yang presisi.
   • Memungkinkan pelacakan real-time yang sangat akurat.
   • Mendukung pelaporan dan analisis data dari setiap pengiriman untuk optimasi di masa mendatang.

Kelemahan:

• Biaya implementasi yang tinggi, terutama untuk pembelian dan pemasangan sensor.
• Memerlukan tenaga ahli untuk mengelola dan menganalisis data IoT.
• Memerlukan infrastruktur teknologi yang memadai untuk menyimpan dan mengolah data dari sensor secara efektif.

Proses dan Contoh Implementasi Delivery Order

Delivery order (DO) adalah dokumen yang memandu proses pengiriman barang dari awal hingga barang tiba di tangan penerima. DO mengatur alur pengiriman agar berjalan sesuai dengan permintaan pelanggan dan meminimalkan risiko kesalahan. Berikut adalah tahapan proses DO dan contoh implementasi yang mudah dipahami.

1. Pembuatan Delivery Order

Setelah pelanggan melakukan pemesanan dan pembayaran dikonfirmasi, pihak penjual atau pemasok akan membuat DO berdasarkan informasi pesanan tersebut. Pembuatan DO ini mencakup beberapa data penting seperti:

• Nama penerima barang: Nama pihak yang berhak menerima barang.
• Alamat pengiriman: Alamat tujuan yang harus akurat untuk menghindari kesalahan pengiriman.
• Detail barang: Jumlah, jenis, dan deskripsi singkat barang.
• Nomor DO: Nomor unik untuk pelacakan.

Pada tahap ini, DO dicatat dalam sistem, baik itu secara manual atau digital, tergantung pada sistem yang digunakan oleh perusahaan. Penggunaan sistem berbasis software atau cloud dapat membantu otomatisasi pembuatan DO sehingga lebih cepat dan minim kesalahan.

2. Pemeriksaan dan Persetujuan

Setelah DO dibuat, bagian logistik atau gudang akan memeriksa barang yang akan dikirimkan untuk memastikan kesesuaiannya dengan DO. Pada tahap ini, petugas logistik akan mencocokkan jumlah dan jenis barang yang ada di DO dengan barang yang tersedia di gudang. Jika ditemukan ketidaksesuaian, barang yang akan dikirimkan diperbaiki atau diperbarui terlebih dahulu sebelum proses pengiriman dilakukan.

Setelah pemeriksaan selesai dan barang dinyatakan sesuai dengan DO, dokumen ini akan disetujui oleh pihak yang berwenang di perusahaan. Persetujuan ini menjadi tanda bahwa barang siap dikirim ke pelanggan. Dalam perusahaan besar, persetujuan ini sering kali dilakukan oleh manajer gudang atau kepala bagian logistik.

3. Pengiriman Barang ke Tujuan

Setelah DO disetujui, barang siap untuk diantar ke lokasi penerima sesuai dengan instruksi dalam DO. Pada tahap ini, pihak ekspedisi atau kurir akan mengambil barang dari gudang dan memulai proses pengiriman. DO menjadi panduan bagi kurir untuk memastikan bahwa barang yang dibawa sesuai dengan permintaan pelanggan.

Dalam proses pengiriman, DO berfungsi sebagai alat pelacakan yang memungkinkan penerima dan pengirim untuk mengetahui posisi barang. Dengan nomor DO yang tercantum, pengirim dapat melacak barang selama perjalanan. Ini sangat berguna, terutama untuk pengiriman jarak jauh atau internasional, di mana pelacakan barang menjadi penting untuk memastikan ketepatan waktu dan kondisi pengiriman.

Baca juga: Cara Mengirim Barang Pecah Belah Jarak Jauh: Panduan Lengkap untuk Pengiriman Aman

4. Penyerahan kepada Penerima dan Konfirmasi Penerimaan

Setibanya barang di tujuan, kurir akan menyerahkan barang kepada penerima dan melakukan verifikasi akhir dengan DO. Penerima biasanya akan diminta untuk memeriksa barang terlebih dahulu untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan, termasuk kondisi fisik barang. Jika semua sesuai, penerima menandatangani DO sebagai tanda terima.

Tanda tangan ini menjadi bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik, dan dokumen ini akan disimpan oleh pihak perusahaan sebagai arsip. Dalam banyak kasus, DO yang ditandatangani juga akan diunggah ke sistem oleh pihak logistik atau ekspedisi sebagai bukti yang dapat diakses secara digital, terutama jika perusahaan menggunakan sistem berbasis cloud.

Contoh Implementasi Delivery Order pada Perusahaan Distribusi Elektronik

Sebagai contoh, sebuah perusahaan distribusi elektronik menerima pesanan 100 unit laptop dari toko ritel. Setelah pembayaran dikonfirmasi, perusahaan membuat DO dengan rincian sebagai berikut: nama toko, alamat, jumlah dan spesifikasi laptop, serta nomor DO yang unik. Tim logistik memverifikasi bahwa jumlah laptop sesuai dengan DO, lalu manajer gudang menyetujui DO sebagai tanda barang siap dikirim.

Barang diambil oleh kurir yang menggunakan DO sebagai panduan selama pengiriman. Setelah tiba, toko memeriksa kondisi laptop dan mencocokkannya dengan DO. Ketika semua sesuai, mereka menandatangani DO dan menyimpannya sebagai bukti pengiriman. Sementara itu, perusahaan distribusi juga menyimpan salinan DO yang ditandatangani sebagai bukti transaksi.

Proses delivery order ini memastikan semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai barang yang dikirim, kondisi barang, dan tanggung jawab pengiriman. Implementasi ini menjaga keakuratan dan efisiensi dalam pengelolaan logistik, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perbedaan Delivery Order dan Purchase Order

Meskipun delivery order (DO) dan purchase order (PO) sering digunakan dalam proses bisnis yang sama, keduanya memiliki fungsi, waktu penerbitan, dan pihak yang berbeda dalam penggunaannya. DO dan PO adalah dua dokumen yang memainkan peran penting dalam memastikan transaksi bisnis berlangsung lancar dan akurat, namun mereka memiliki perbedaan yang signifikan dalam konteks dan tujuan penggunaannya.

1. Tujuan dan Fungsi Utama

Purchase Order atau PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok atau penjual. Pada dasarnya, PO adalah permintaan resmi dari pembeli yang berisi detail barang yang diinginkan, jumlah, harga, serta syarat dan ketentuan lainnya. PO bertindak sebagai kontrak awal antara pembeli dan penjual, menunjukkan niat pembeli untuk membeli barang sesuai spesifikasi yang disepakati.

Di sisi lain, delivery order atau DO dikeluarkan oleh pihak penjual atau pemasok setelah menerima PO dan persetujuan pembayaran dari pembeli. DO berfungsi sebagai instruksi bagi pihak logistik atau ekspedisi untuk mengirim barang ke alamat pembeli. Dengan kata lain, jika PO adalah permintaan untuk membeli barang, DO adalah instruksi untuk mengirimkan barang yang sudah dipesan.

2. Waktu Penerbitan

PO dibuat dan dikirim oleh pembeli pada awal transaksi, sebelum barang dikirim. PO menjadi dokumen awal yang merinci spesifikasi, harga, dan kuantitas barang yang diinginkan, serta menjadi dasar kontrak antara kedua belah pihak. Dengan PO, pembeli menetapkan semua detail yang diharapkan dari pihak penjual, dan memberikan kepastian bagi pemasok bahwa barang yang dipesan benar-benar akan dibeli.

Sebaliknya, DO diterbitkan oleh penjual setelah PO diterima dan pembayaran disetujui, menandakan bahwa barang sudah siap untuk dikirim. DO hanya dikeluarkan setelah transaksi diproses dan barang dipersiapkan untuk pengiriman, sehingga DO muncul di tahap akhir sebelum barang benar-benar dikirim ke pembeli.

3. Isi Dokumen

Isi dari PO biasanya lebih lengkap dan mendetail dibandingkan DO karena bertujuan untuk menggambarkan dengan jelas pesanan yang diinginkan oleh pembeli. Di dalam PO, pembeli mencantumkan spesifikasi barang yang diinginkan, jumlah, harga per unit, tanggal pengiriman yang diharapkan, metode pembayaran, hingga syarat pembayaran. PO adalah acuan bagi penjual untuk memastikan bahwa semua detail pesanan sesuai dengan keinginan pembeli.

Sementara itu, DO berfokus pada informasi pengiriman barang yang telah siap. Informasi dalam DO mencakup nama dan alamat penerima, jumlah barang yang dikirim, instruksi khusus pengiriman, dan nomor DO untuk pelacakan. Dengan DO, pihak logistik atau ekspedisi dapat menjalankan tugas pengiriman dengan lebih akurat, mengetahui kepada siapa barang harus diserahkan, dan memastikan barang dikirim sesuai spesifikasi yang sudah ditentukan.

Kesimpulan

Delivery order merupakan elemen penting dalam sistem logistik yang membantu bisnis mengatur pengiriman barang dengan lebih efisien. Penggunaan DO tidak hanya mendukung keamanan pengiriman, tetapi juga memperkuat kepercayaan pelanggan melalui transparansi dan keakuratan informasi. Dengan berbagai pilihan sistem mulai dari manual hingga teknologi berbasis IoT, bisnis dapat memilih sistem DO yang sesuai untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Pengelolaan delivery order yang efektif akan membantu perusahaan memantau distribusi barang, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Solusi Mengatasi Risiko Kerusakan dan Kehilangan Barang Saat Pengiriman

Referensi

1. Apa Itu Delivery Order? – Logistik XYZ
2. Sistem Delivery Order Berbasis Cloud – Teknologi Bisnis
3. Perbedaan DO dan PO dalam Logistik – Panduan Logistik
4. Manfaat Delivery Order dalam Bisnis – Info Bisnis

Tingkatkan Efisiensi Pengiriman Aman & Mudah dengan NDE Cargo!

Apakah Anda mencari solusi pindah rumah yang cepat, aman, dan terpercaya? Perusahaan Ekspedisi NDE Cargo hadir untuk memenuhi semua kebutuhan logistik Anda dengan layanan terbaik dengan harga yang kompetitif. Nikmati berbagai keuntungan yang hanya bisa Anda dapatkan dengan menggunakan jasa pengiriman kami:

• Efisiensi Waktu dan Biaya: Hemat waktu dan biaya dengan jaringan logistik kami yang luas dan teknologi canggih yang memastikan pengiriman tepat waktu.
• Keamanan Terjamin: Pengemasan standar industri dan layanan asuransi memberikan ketenangan pikiran bahwa barang Anda aman dalam perjalanan.
• Kemudahan Pengiriman: Layanan penjemputan dari lokasi Anda dan pengurusan dokumen lengkap untuk memudahkan proses pengiriman Anda.

Jangan ragu lagi, percayakan pindahan rumah maupun kantor Anda kepada NDE Cargo dan rasakan kemudahan serta keandalan dalam setiap pengiriman. Hubungi kami sekarang juga dan dapatkan penawaran terbaik!

Kunjungi NDE Cargo atau hubungi layanan pelanggan kami di 0822-1177-7093 untuk informasi lebih lanjut dan pemesanan.

NDE Cargo: Solusi Tepat untuk Semua Kebutuhan Pengiriman Anda!