Cara Mengelola Inventory Control yang Efektif: Sistem, Teknik, dan Solusi Praktis

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses menjaga jumlah stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar tanpa mengganggu arus kas atau memerlukan ruang penyimpanan berlebih. Dengan kontrol yang tepat, bisnis dapat menghindari masalah seperti kekurangan atau kelebihan stok, yang berpotensi merugikan.

Sistem Inventory Control: Periodik vs. Perpetual

Dalam sistem inventory control, terdapat dua pendekatan utama: sistem periodik dan sistem perpetual. Keduanya memiliki metode yang berbeda untuk melacak persediaan, dengan kelebihan dan kekurangan yang perlu disesuaikan berdasarkan kebutuhan bisnis.

1. Sistem Periodik

Sistem periodik adalah metode di mana perusahaan menghitung stok secara berkala, seperti bulanan atau tahunan, biasanya tanpa catatan harian. Dalam sistem ini, persediaan hanya diperbarui saat akhir periode, sehingga tidak ada data stok yang selalu real-time.

Kelebihan Sistem Periodik

• Biaya Operasional Rendah: Sistem ini lebih sederhana dan tidak memerlukan investasi dalam perangkat lunak atau teknologi pelacakan yang kompleks. Ini cocok untuk bisnis kecil atau usaha yang jumlah pergerakan stoknya sedikit.
• Cocok untuk Barang Bernilai Rendah: Karena tidak membutuhkan pengecekan harian, sistem periodik sering dipakai untuk produk yang pergerakannya lambat atau bernilai rendah, seperti toko ritel kecil atau warung yang hanya melakukan pengecekan stok sesekali.

Kekurangan Sistem Periodik

• Kurang Akurat: Data yang diperoleh pada akhir periode mungkin tidak mencerminkan stok yang ada dengan tepat jika terjadi perubahan cepat dalam jumlah barang.
• Tidak Mendukung Real-Time Management: Bisnis yang memerlukan respons cepat terhadap perubahan stok akan kesulitan dengan sistem ini, karena perlu waktu untuk memperbarui stok dan melacak barang yang keluar atau masuk secara tepat waktu.

2. Sistem Perpetual

Sebaliknya, sistem perpetual adalah metode yang menggunakan teknologi, seperti barcode dan RFID, untuk memperbarui data stok secara otomatis setiap kali ada transaksi. Sistem ini mendukung pembaruan real-time, memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pergerakan barang di gudang.

Kelebihan Sistem Perpetual

• Real-Time Tracking: Sistem ini memungkinkan pencatatan stok secara langsung, sehingga bisnis dapat segera melihat perubahan yang terjadi. Hal ini membantu dalam merespons cepat terhadap kebutuhan pemesanan ulang dan menghindari risiko kehabisan stok.
• Otomatisasi dan Efisiensi: Dengan perangkat lunak yang terintegrasi, proses pelacakan stok menjadi otomatis, mengurangi kesalahan manual dan mempercepat manajemen stok. Misalnya, setiap kali produk discan dengan barcode, data akan langsung masuk ke sistem, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk penghitungan.

Kekurangan Sistem Perpetual

• Biaya Implementasi Tinggi: Perangkat lunak manajemen stok dan peralatan tambahan, seperti barcode scanner dan RFID, memerlukan investasi yang besar, yang mungkin tidak terjangkau bagi bisnis kecil.
• Kebutuhan Pelatihan dan Pemeliharaan: Sistem ini membutuhkan pelatihan khusus untuk staf agar dapat mengoperasikan teknologi dan perangkat lunak yang terintegrasi dengan baik, serta pemeliharaan berkala untuk menjaga sistem berjalan lancar.

Perbandingan Praktis

Pemilihan Sistem yang Tepat

Pemilihan antara sistem periodik dan perpetual bergantung pada kebutuhan spesifik bisnis. Sistem periodik dapat diandalkan untuk bisnis kecil atau yang memiliki produk berputar lambat, sedangkan sistem perpetual adalah solusi ideal untuk bisnis besar atau ritel dengan pergerakan stok cepat yang memerlukan pembaruan data secara langsung untuk menjaga efisiensi dan responsivitas terhadap permintaan pelanggan.

Dalam bisnis modern, banyak perusahaan beralih ke sistem perpetual karena kemampuannya memberikan visibilitas yang tinggi terhadap stok dan mendukung strategi pengelolaan persediaan yang lebih efisien. Namun, bisnis perlu mempertimbangkan investasi awal dan biaya pemeliharaan yang lebih tinggi dari sistem ini.

Baca juga: Kenali fungsi dan teknologi terbaru dalam manajemen logistik di artikel ini: Warehouse Adalah.

Teknik Utama dalam Inventory Control

Berikut beberapa teknik yang sering digunakan untuk kontrol persediaan yang lebih efektif:

• ABC Analysis: Mengelompokkan produk berdasarkan nilai konsumsi. Barang A bernilai tinggi namun jumlahnya kecil, sedangkan barang C berjumlah banyak tetapi nilainya rendah.
• FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out): Teknik yang mengatur alur keluar-masuk barang berdasarkan urutan kedatangan stok.
• Just In Time (JIT): Menjaga stok seminimal mungkin dan hanya memesan barang ketika diperlukan. Teknik ini membutuhkan prediksi permintaan yang akurat dan hubungan yang kuat dengan pemasok.

Tantangan Inventory Control

Beberapa tantangan yang sering dihadapi bisnis dalam mengelola persediaan:

• Kehilangan Stok: Disebabkan oleh pencurian, kesalahan administrasi, atau kerusakan barang. Penggunaan teknologi seperti barcode dapat membantu mengatasi masalah ini.
• Kesulitan Peramalan Permintaan: Ketidakpastian dalam peramalan permintaan dapat menyebabkan stok berlebih atau kekurangan stok. Teknik JIT dan sistem otomatis membantu memperbaiki prediksi.
• Gangguan Rantai Pasok: Keterlambatan pengiriman dan pasokan yang tidak konsisten dari pemasok dapat berdampak pada stok dan layanan pelanggan.

Manfaat Inventory Control yang Efektif

1. Efisiensi Biaya: Dengan meminimalkan stok berlebih, bisnis dapat mengurangi biaya penyimpanan dan mengoptimalkan arus kas.
2. Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Menjaga stok agar selalu siap mencegah terjadinya kekurangan barang yang bisa mengecewakan pelanggan.
3. Optimasi Arus Kas: Mengelola stok dengan baik dapat melepaskan dana yang sebelumnya terikat di persediaan untuk digunakan pada investasi lain.

Praktik Terbaik dalam Inventory Control

Pada bagian Praktik Terbaik dalam Inventory Control, beberapa strategi utama dapat membantu bisnis mengoptimalkan proses kontrol persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, serta mengurangi risiko kesalahan dan pemborosan. Berikut ini adalah beberapa praktik yang efektif dan umum diterapkan dalam berbagai jenis industri:

1. Pelabelan Barcode dan RFID

Pelabelan barang menggunakan barcode dan Radio Frequency Identification (RFID) sangat penting dalam menciptakan visibilitas yang menyeluruh terhadap stok. Teknologi barcode memungkinkan pencatatan otomatis setiap kali barang keluar atau masuk, mempercepat pengelolaan persediaan, dan mengurangi kesalahan manual. Sistem RFID, yang menggunakan gelombang radio untuk membaca informasi di tag barang tanpa memerlukan kontak fisik, lebih efisien untuk gudang besar dengan berbagai jenis produk yang tersimpan.

RFID memiliki keuntungan tambahan dibandingkan barcode, seperti kapasitas penyimpanan data yang lebih besar dan kemudahan dalam memindai banyak item secara bersamaan. Dengan integrasi RFID dan barcode, bisnis dapat memiliki pencatatan stok real-time, yang memungkinkan pemantauan lebih akurat dan pengambilan keputusan yang lebih cepat di rantai pasok.

2. Audit Rutin (Spot Checking, Cycle Counting, dan Physical Inventory)

Audit persediaan dilakukan untuk memastikan data di sistem sesuai dengan kondisi aktual di gudang. Ada beberapa metode audit yang dapat diterapkan:

• Spot Checking: Mengecek item secara acak untuk mengetahui kesesuaian data. Ini berguna untuk barang-barang yang memiliki volume tinggi atau bernilai tinggi, membantu mencegah selisih stok yang tidak terduga.
• Cycle Counting: Melibatkan pengecekan terjadwal pada kategori produk tertentu selama periode waktu yang berbeda, seperti per kuartal atau bulanan, sehingga tidak mengganggu operasi harian.
• Physical Inventory: Penghitungan stok secara keseluruhan di gudang, biasanya dilakukan setahun sekali. Metode ini paling cocok diterapkan pada akhir tahun untuk mencocokkan laporan keuangan dengan inventaris.

Pengecekan berkala ini penting untuk mencegah masalah seperti kelebihan stok atau kehilangan barang yang dapat mempengaruhi keuntungan. Proses cycle counting memungkinkan perusahaan untuk menjaga tingkat keakuratan stok sepanjang tahun tanpa harus menghentikan operasi secara menyeluruh.

3. Manajemen Hubungan dengan Pemasok

Kerja sama erat dengan pemasok merupakan bagian krusial dari kontrol persediaan yang baik. Manajemen hubungan dengan pemasok memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan jadwal pengiriman dan menjaga kualitas barang yang masuk. Beberapa manfaatnya termasuk fleksibilitas pemesanan, pengembalian barang yang tidak terjual, serta kemampuan untuk menghindari situasi stockout pada saat permintaan meningkat secara tiba-tiba.

Pemasok yang andal dapat membantu perusahaan menekan biaya penyimpanan dengan hanya menyediakan stok sesuai kebutuhan. Selain itu, adanya komunikasi terbuka dengan pemasok mendukung fleksibilitas dalam menghadapi gangguan pasokan dan memungkinkan respons cepat terhadap perubahan kebutuhan pelanggan.

4. Otomasi dengan Sistem Data Terintegrasi

Menggunakan sistem otomasi data seperti ERP (Enterprise Resource Planning) atau WMS (Warehouse Management System) sangat membantu dalam menyederhanakan kontrol persediaan. Sistem ini memungkinkan pembaruan stok secara real-time, mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan. Otomasi juga mempercepat proses pemesanan ulang stok, pengelolaan laporan keuangan, dan pengaturan inventaris antar-lokasi untuk perusahaan dengan lebih dari satu gudang.

Dengan data yang selalu diperbarui, bisnis dapat menganalisis pergerakan stok secara lebih akurat dan mengidentifikasi pola permintaan yang berguna untuk perencanaan ke depan. Otomasi juga memungkinkan pembuatan laporan otomatis untuk memantau inventaris yang mendekati batas minimum, sehingga langkah pemesanan ulang dapat diambil sebelum terjadi kekosongan stok.

5. Metode FIFO dan LIFO

Dalam pengelolaan stok, metode FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out) sangat berguna untuk menentukan urutan barang yang harus keluar dari gudang. FIFO cocok digunakan untuk produk yang memiliki masa kedaluwarsa, seperti bahan makanan atau produk kesehatan. Sebaliknya, LIFO bisa digunakan pada barang-barang yang harganya sering berubah atau barang tahan lama.

Metode FIFO memastikan bahwa barang lama terjual terlebih dahulu, menghindari risiko kedaluwarsa dan pemborosan. Sementara itu, LIFO dapat menguntungkan bisnis yang perlu mencatat harga barang terakhir sebagai acuan, terutama dalam kondisi inflasi.

Dengan menerapkan praktik-praktik terbaik ini, bisnis dapat menjaga persediaan yang optimal dan efisien, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mengurangi pemborosan biaya. Menjalankan kontrol persediaan yang efisien bukan hanya menjaga stok tetap tersedia, tetapi juga mendukung keberlanjutan operasional yang tangguh dan adaptif terhadap perubahan pasar.

Tabel Ringkas Teknik Inventory Control

Kesimpulan

Pengelolaan persediaan yang efektif melalui inventory control memberikan manfaat besar bagi kelangsungan bisnis. Dengan menerapkan sistem dan teknik yang tepat, bisnis dapat mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menjaga stabilitas arus kas.

Referensi:

1. NetSuite: Inventory Control Best Practices
   NetSuite
2. Brightpearl: Inventory Control Challenges and Solutions
   Brightpearl