Panduan Lengkap Freight Brokerage: Definisi, Manfaat, dan Cara Menjadi Broker

Apa Itu Freight Brokerage?

Freight brokerage adalah layanan yang menghubungkan pengirim barang dengan perusahaan angkutan untuk mengatur pengiriman barang. Peran utama seorang freight broker adalah sebagai perantara yang membantu pengirim menemukan perusahaan angkutan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Perbedaan Freight Brokerage dengan Freight Forwarding 

Freight Brokerage

Freight brokerage adalah layanan yang menghubungkan pengirim barang dengan perusahaan angkutan untuk mengatur pengiriman barang. Broker bertindak sebagai perantara yang membantu pengirim menemukan jasa transportasi yang paling efisien dan ekonomis untuk kebutuhan mereka. Tugas utama seorang freight broker meliputi:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Pengirim: Broker akan mengumpulkan informasi mengenai jenis barang yang akan dikirim, tujuan pengiriman, serta persyaratan khusus lainnya.
2. Mencari Perusahaan Angkutan: Dengan menggunakan jaringan dan database yang mereka miliki, broker akan mencari perusahaan angkutan yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Negosiasi Tarif dan Persyaratan: Broker akan menegosiasikan tarif dan persyaratan pengiriman untuk memastikan kedua belah pihak mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan.
4. Mengelola Dokumentasi: Broker memastikan semua dokumen yang diperlukan untuk pengiriman tersedia dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. Memantau Pengiriman: Broker akan terus memantau status pengiriman dan memberikan pembaruan kepada pengirim hingga barang sampai ke tujuan.

Freight brokers tidak memiliki armada sendiri; mereka memanfaatkan jaringan perusahaan angkutan yang mereka kenal untuk menyediakan layanan pengiriman yang optimal bagi klien mereka.

Freight Forwarding

Freight forwarding, di sisi lain, melibatkan pengelolaan logistik secara keseluruhan untuk pengiriman barang dari titik asal ke tujuan akhir. Seorang freight forwarder akan menangani lebih banyak aspek dari rantai pasokan, termasuk:

1. Penyimpanan dan Pergudangan: Freight forwarder seringkali menyediakan fasilitas penyimpanan dan pergudangan sementara untuk barang sebelum, selama, dan setelah pengiriman.
2. Koordinasi Multi-Modal Transport: Mereka mengatur pengiriman barang menggunakan berbagai moda transportasi seperti darat, laut, dan udara, serta memastikan transisi yang lancar di antara setiap moda.
3. Pengurusan Dokumen Ekspor/Impor: Freight forwarder menangani semua dokumentasi yang diperlukan untuk ekspor dan impor, termasuk bea cukai dan kepatuhan terhadap peraturan internasional.
4. Asuransi Pengiriman: Mereka juga menawarkan layanan asuransi untuk melindungi barang selama dalam perjalanan.
5. Pengelolaan Risiko: Forwarder mengidentifikasi potensi risiko dalam rantai pasokan dan mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko tersebut.

Freight forwarders biasanya memiliki lebih banyak kontrol dan tanggung jawab dalam pengelolaan barang yang dikirim, karena mereka seringkali mengoperasikan fasilitas penyimpanan dan memiliki hubungan langsung dengan berbagai moda transportasi.

Perbandingan dan Kapan Menggunakan Masing-Masing

Freight Brokerage:

• Kapan Menggunakan: Ketika Anda membutuhkan solusi pengiriman cepat dan fleksibel tanpa memerlukan layanan tambahan seperti penyimpanan atau pergudangan. Ideal untuk pengiriman domestik atau dalam skala kecil.
• Kelebihan: Fleksibilitas tinggi, biaya lebih rendah, jaringan luas dari perusahaan angkutan.
• Kekurangan: Tidak menawarkan layanan tambahan seperti penyimpanan dan manajemen logistik lengkap.

Freight Forwarding:

• Kapan Menggunakan: Ketika Anda membutuhkan pengelolaan logistik yang komprehensif, terutama untuk pengiriman internasional atau barang yang memerlukan penanganan khusus. Cocok untuk bisnis yang mengimpor atau mengekspor dalam jumlah besar.
• Kelebihan: Layanan lengkap dari pintu ke pintu, penanganan dokumen dan kepatuhan, koordinasi multi-modal transportasi.
• Kekurangan: Biaya lebih tinggi, waktu pengiriman bisa lebih lama karena penanganan yang lebih kompleks.

Bagaimana Cara Kerja Freight Brokerage?

Freight brokerage merupakan komponen penting dalam rantai pasokan global yang membantu pengirim barang menemukan solusi transportasi terbaik dan paling efisien. Peran seorang freight broker tidak hanya terbatas pada menghubungkan pengirim dengan pengangkut, tetapi juga melibatkan berbagai proses yang kompleks untuk memastikan barang dapat dikirim tepat waktu dan sesuai anggaran. Berikut ini adalah penjelasan mendalam tentang cara kerja freight brokerage:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Pengirim

Langkah pertama dalam proses kerja freight brokerage adalah mengidentifikasi kebutuhan pengirim. Broker akan mengumpulkan informasi mendetail tentang barang yang akan dikirim, termasuk:

• Jenis Barang: Misalnya, apakah barang tersebut termasuk barang berbahaya, barang besar, atau barang yang memerlukan penanganan khusus.
• Tujuan Pengiriman: Lokasi akhir pengiriman dan rute yang paling efisien.
• Persyaratan Khusus: Seperti suhu tertentu untuk barang yang mudah rusak atau keamanan tambahan untuk barang berharga.

Dengan informasi ini, broker dapat memahami kebutuhan spesifik pengirim dan mulai mencari solusi transportasi yang tepat.

2. Mencari Perusahaan Angkutan yang Sesuai

Setelah mengetahui kebutuhan pengirim, broker akan menggunakan jaringan dan database mereka untuk mencari perusahaan angkutan yang paling sesuai. Proses ini melibatkan:

• Mengakses Jaringan Luas: Broker memiliki akses ke berbagai perusahaan angkutan, mulai dari truk, kapal, hingga pesawat. Mereka menggunakan hubungan yang sudah terjalin untuk menemukan pilihan terbaik.
• Evaluasi Kualifikasi Pengangkut: Memastikan perusahaan angkutan memiliki lisensi dan asuransi yang sesuai, serta track record yang baik dalam hal keandalan dan ketepatan waktu pengiriman.
• Menilai Kapasitas dan Ketersediaan: Memastikan perusahaan angkutan memiliki kapasitas yang cukup dan tersedia pada jadwal yang dibutuhkan oleh pengirim.

3. Negosiasi Tarif dan Persyaratan Pengiriman

Freight broker bertindak sebagai negosiator antara pengirim dan pengangkut untuk mendapatkan tarif dan persyaratan pengiriman yang paling menguntungkan. Proses negosiasi ini mencakup:

• Menegosiasikan Tarif yang Kompetitif: Broker menggunakan pengetahuan pasar dan hubungan mereka untuk menegosiasikan tarif yang lebih rendah daripada yang bisa didapatkan pengirim secara langsung.
• Menyepakati Persyaratan Pengiriman: Termasuk waktu pengambilan dan pengiriman, rute yang akan diambil, dan layanan tambahan seperti pelacakan real-time atau penanganan khusus.
• Menyusun Kontrak: Membuat kontrak formal yang mencakup semua persyaratan yang disepakati untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.

4. Mengelola Dokumentasi dan Kepatuhan

Freight broker juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen yang diperlukan untuk pengiriman sudah lengkap dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hal ini meliputi:

• Dokumen Pengiriman: Seperti bill of lading, manifest, dan sertifikat asal.
• Kepatuhan Regulasi: Memastikan pengiriman mematuhi semua regulasi yang berlaku, baik nasional maupun internasional, termasuk peraturan bea cukai dan standar keselamatan.
• Asuransi Pengiriman: Mengatur asuransi untuk melindungi barang selama dalam perjalanan, mengurangi risiko kerugian bagi pengirim.

5. Memantau Pengiriman

Setelah pengiriman dimulai, broker akan terus memantau status barang hingga sampai ke tujuan. Tugas ini mencakup:

• Pelacakan Real-Time: Menggunakan teknologi pelacakan untuk memonitor lokasi barang secara real-time dan memberikan pembaruan kepada pengirim.
• Mengelola Masalah yang Muncul: Jika terjadi masalah selama pengiriman, seperti keterlambatan atau kerusakan barang, broker akan segera menghubungi pihak terkait dan mencari solusi.
• Konfirmasi Pengiriman: Setelah barang sampai tujuan, broker akan memastikan bahwa barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan kesepakatan.

Manfaat Menggunakan Layanan Freight Brokerage

Menggunakan layanan freight brokerage menawarkan berbagai keuntungan, antara lain:

• Penghematan Biaya: Broker dapat menegosiasikan tarif yang lebih baik dan mengoptimalkan rute pengiriman.
• Efisiensi dan Keandalan: Broker memiliki jaringan luas yang memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu.
• Akses ke Jaringan Luas: Broker memiliki akses ke berbagai perusahaan angkutan, termasuk yang mungkin tidak dapat dijangkau langsung oleh pengirim.

Jenis Layanan Freight Brokerage

Freight brokerage menawarkan berbagai jenis layanan untuk memenuhi kebutuhan pengiriman yang beragam dari para pengirim barang. Layanan-layanan ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap pengiriman dilakukan dengan cara yang paling efisien dan ekonomis. Berikut ini adalah penjelasan mendalam tentang jenis layanan yang ditawarkan oleh freight brokers:

1. Brokerage Domestik

Layanan brokerage domestik fokus pada pengaturan pengiriman barang di dalam negeri. Ini mencakup pengiriman antar kota, antar provinsi, atau antar wilayah dalam satu negara. Beberapa fitur utama dari layanan brokerage domestik meliputi:

• Pengiriman Darat: Meliputi penggunaan truk, kereta api, atau kombinasi keduanya untuk mengirim barang. Layanan ini sering digunakan untuk pengiriman barang berat dan besar.
• Pengiriman Cepat: Untuk pengiriman yang memerlukan waktu tempuh yang singkat, broker dapat mengatur layanan pengiriman cepat menggunakan truk ekspres atau kereta api berkecepatan tinggi.
• Pengiriman Terjadwal: Broker dapat mengatur pengiriman terjadwal yang sesuai dengan kebutuhan operasional pengirim, seperti pengiriman mingguan atau bulanan.

2. Brokerage Internasional

Layanan brokerage internasional mengatur pengiriman barang antar negara. Hal ini lebih kompleks dibandingkan dengan brokerage domestik karena melibatkan banyak peraturan dan persyaratan bea cukai. Fitur utama dari layanan ini meliputi:

• Pengiriman Laut: Menggunakan kapal kargo untuk pengiriman barang dalam jumlah besar. Layanan ini biasanya lebih ekonomis untuk pengiriman internasional meskipun membutuhkan waktu lebih lama.
• Pengiriman Udara: Untuk barang yang memerlukan pengiriman cepat atau bernilai tinggi, pengiriman udara adalah pilihan yang lebih baik meskipun biayanya lebih tinggi.
• Dokumentasi Bea Cukai: Broker mengelola semua dokumen yang diperlukan untuk bea cukai, memastikan kepatuhan terhadap peraturan impor dan ekspor, dan meminimalkan risiko penundaan di pelabuhan atau bandara.
• Koordinasi Multi-Modal: Pengiriman internasional sering membutuhkan kombinasi beberapa moda transportasi seperti truk, kereta api, kapal, dan pesawat. Broker mengkoordinasikan transisi antar moda transportasi untuk memastikan pengiriman yang efisien.

3. Layanan Kargo Khusus

Layanan kargo khusus mencakup pengiriman barang yang membutuhkan penanganan khusus karena sifatnya yang unik atau berbahaya. Beberapa kategori utama dari layanan kargo khusus meliputi:

• Barang Berbahaya: Pengiriman bahan kimia, bahan mudah terbakar, atau barang berbahaya lainnya memerlukan penanganan khusus dan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan yang ketat. Broker memastikan semua persyaratan keselamatan terpenuhi.
• Barang Besar atau Berat: Pengiriman barang yang sangat besar atau berat seperti mesin industri atau struktur prefabrikasi memerlukan peralatan dan kendaraan khusus. Broker mengatur pengangkutan yang sesuai dan izin yang diperlukan.
• Barang Mudah Rusak: Barang-barang seperti makanan segar, obat-obatan, dan produk biologis memerlukan pengaturan suhu yang ketat selama pengiriman. Broker dapat mengatur pengiriman dengan kendaraan berpendingin dan pemantauan suhu real-time.
• Pengiriman Waktu-Kritis: Untuk barang-barang yang harus tiba tepat waktu, seperti komponen manufaktur untuk lini produksi atau pengiriman untuk acara penting, broker mengatur layanan pengiriman yang memastikan ketepatan waktu.

4. Layanan Nilai Tambah

Selain layanan utama, banyak freight brokers juga menawarkan layanan nilai tambah yang meningkatkan efisiensi dan keandalan pengiriman. Layanan nilai tambah ini meliputi:

• Asuransi Pengiriman: Menyediakan perlindungan asuransi untuk barang selama pengiriman untuk mengurangi risiko kerugian atau kerusakan.
• Pelacakan dan Pelaporan: Menggunakan teknologi pelacakan canggih untuk memantau status pengiriman secara real-time dan memberikan laporan berkala kepada pengirim.
• Manajemen Inventori: Mengelola persediaan barang di gudang dan memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan operasional.
• Layanan Konsolidasi: Menggabungkan beberapa pengiriman kecil menjadi satu pengiriman besar untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.

Cara Menjadi Freight Broker

Untuk menjadi seorang freight broker, berikut langkah-langkah yang perlu diambil:

• Memiliki Keterampilan dan Kualifikasi: Pengetahuan tentang logistik dan kemampuan negosiasi sangat penting.
• Memulai Bisnis Freight Brokerage: Mengajukan izin usaha, menyusun rencana bisnis, dan memperoleh lisensi yang diperlukan seperti Motor Carrier Authority dari FMCSA.
• Sertifikasi dan Lisensi: Mendapatkan sertifikasi dari lembaga yang diakui seperti Transportation Intermediaries Association (TIA).

Langkah-langkah Memulai Bisnis Freight Brokerage:

1. Pendidikan dan Pelatihan: Mengikuti kursus atau pelatihan yang relevan dengan bidang logistik.
2. Mendapatkan Lisensi: Mengajukan lisensi yang diperlukan dari otoritas terkait.
3. Membangun Jaringan: Mengembangkan hubungan dengan perusahaan pengangkut dan klien potensial.
4. Menggunakan Perangkat Lunak yang Tepat: Memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Perusahaan Freight Brokerage Terbaik

Berikut adalah beberapa perusahaan freight brokerage terkemuka yang dapat dijadikan acuan:

• C.H. Robinson
• Echo Global Logistics
• TQL (Total Quality Logistics)

Kriteria dalam memilih broker termasuk reputasi, jaringan layanan, dan teknologi yang digunakan.

Perangkat Lunak Freight Brokerage

Teknologi memainkan peran penting dalam freight brokerage. Beberapa perangkat lunak populer yang digunakan oleh broker antara lain:

• LoadPilot
• Aljex
• AscendTMS

Perangkat lunak ini membantu dalam mengelola pengiriman, melacak status kargo, dan meningkatkan efisiensi operasional. Fitur utama yang harus dimiliki oleh perangkat lunak freight brokerage meliputi:

• Manajemen Pengiriman: Mengatur dan mengelola semua aspek pengiriman.
• Pelacakan Kargo: Memantau status pengiriman secara real-time.
• Penagihan dan Pembayaran: Mengelola proses penagihan dan pembayaran dengan efisien.

Tantangan dalam Freight Brokerage

Beberapa tantangan umum yang dihadapi oleh broker meliputi:

• Masalah Kepatuhan: Memastikan semua pengiriman mematuhi peraturan dan standar keselamatan.
• Negosiasi Tarif: Menyeimbangkan antara mendapatkan tarif terbaik dan memastikan keuntungan.
• Mengelola Hubungan: Menjaga hubungan baik dengan pengirim dan pengangkut.

Strategi untuk mengatasi tantangan ini termasuk pelatihan berkelanjutan dan penggunaan teknologi terbaru. Broker juga perlu terus memperbarui pengetahuan mereka tentang peraturan dan tren industri.

Tren Masa Depan dalam Freight Brokerage

Masa depan freight brokerage dipengaruhi oleh beberapa tren utama:

• Kemajuan Teknologi: Penggunaan AI dan machine learning untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan pengiriman.
• Pertumbuhan Pasar: Peningkatan permintaan untuk layanan logistik yang lebih cepat dan lebih andal, didorong oleh pertumbuhan e-commerce.
• Fokus pada Keberlanjutan: Meningkatnya perhatian pada praktik bisnis yang ramah lingkungan dan berkelanjutan.

Tabel Ringkas untuk Freight Brokerage

Kesimpulan

Freight brokerage adalah elemen kunci dalam industri logistik yang membantu menghubungkan pengirim dengan perusahaan angkutan secara efisien. Dengan memahami cara kerja, manfaat, dan tantangan dalam industri ini, pengirim dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih layanan freight brokerage. Sementara itu, calon broker dapat mempersiapkan diri dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk memulai bisnis ini.

Referensi:

1. C.H. Robinson
2. Echo Global Logistics
3. TQL (Total Quality Logistics)
4. LoadPilot
5. Aljex
6. AscendTMS
7. FMCSA
8. Transportation Intermediaries Association